راهنمای جامع عارضه یابی سازمانی

1-تعریف عارضه یابی

عارضه یابی سازمانی : عبارت است از روش سیستماتیک و علمی جهت شناسایی، طبقه‌ بندی و ریشه یابی عارضه ها و اثرات سوء آنها در کارکرد سازمان در فضای رقابتی و تهیه و تدوین برنامه‌ های کاری برای رفع آنها در سازمان

2- مفهوم عارضه یابی

عارضه یابی یا آسیب شناسی سازمانی (Organizational Diagnosis) از جمله روش های مداخله در مبحث توسعه سازمانی به شمار می رود و شکل گسترده ای از فعالیت برای کشف حقیقت و پیش نیازی برای تلاش های سازمانی محسوب می شود.

از آنجا یکه هدف عارضه یابی سازمانی تعامل با سیستم های جامع و بزرگ همچون شرکت‌ها می باشد، بنا بر این حیطه وسیع تری از توسعه سازمانی را شامل می شود و به همین دلیل از نظر اصولی به نوبه خود یک مداخله است. این روش به عنوان عامل مهم در توسعه و به سازی سازمانی برای اقدام درست، مناسب و کمک به حذف نقطه کور مدیریتی طراحی شده است.

عارضه یابی در شناخت سازمان، اینکه در حال حاضر چه موقعیتی دارد، کجا می خواهد برود، چگونه در خواهد یافت که به مقصد رسیده است و چه ابزاری برای نیل به اهداف مورد نظر در اختیار دارد، به سازمان یاری می رساند. از آنجائیکه فرایند عارضه یابی سازمانی مربوط به حل مساله می باشد، در ابتدا باید اطمینان حاصل نمود که آیا واقعا دردی وجود دارد یا خیر.

3- معنی عارضه یابی

عارضه یابی، فرایند بررسی کارکرد سازمان، دپارتمان، گروه و یا شغل با هدف کشف سرچشمه مشکلات و سطوح قابل توسعه است. عارضه یابی فرایند درک نحوه کارکرد فعلی سازمان است و اطلاعات ضروری برای طراحی برنامه های تحول را به ما می دهد.

عارضه یابی به سازمان کمک می کند تا مطالبی که سازمان باید روی آنها متمرکز شود را تعیین کند. همچنین نحوه گردآوری و تحلیل داده ها را تعیین کرده و نشان می دهد که افراد سازمان چگونه برای پیش برد گام های عملیاتی حاصل از عارضه یابی با یکدیگر همکاری نمایند.

4- عارضه یابی سازمانی

در مواردی که سازمان با مسأله خاصی روبرو می باشد، عارضه یابی می تواند مسأله محور(Problem-oriented) باشد و به جستجوی علل بروز مسائل بپردازد. لیکن ممکن است سازمان تصمیم بگیرد از زاویه مثبتی به موضوع نگاه کند و به دنبال راه‌ هایی برای افزایش و بهبود کارکرد فعلی خود باشد. در این حالت عارضه یابی را توسعه محور(Development-oriented) می نامند و کارکرد فعلی سازمان را بررسی می کند تا سطوحی که در آینده قابل بهبود هستند را مشخص نماید.

به عبارت دیگر، عارضه یابی سازمانی دارای دو زمینه درمانی (Remedial) و توسعه ای است. همانطور که تشخیص پزشک کوششی برای یافتن علت بیماری جسمی است تا بتوان از آن طریق بیمار را معالجه کرد، آسیب شناسی درمانی نیز در پی آن است تا کار اشتباهی در سازمان انجام گیرد، با آن برخورد نماید. متقابلا آسیب شناسی سازمانی هنگامی مفید واقع می شود که هدف آن کمک به مدیریت برای تشخیص نیازهای سازمان و دستیابی به فرصت های بیشتر باشد.

در این مفهوم، هدف یافتن مشکلات و حل آنها نیست، بلکه ارزیابی سازمان در شرایط فعلی و ارائه یک دیدگاه پیشرو می باشد که در آن بررسی نقاط قوت و امکانات موجود در کوتاه مدت منجر به قدرت موثر در بلند مدت می گردد.

عارضه یابی را می توان به طور دوره ای و در قالب یک چرخه در سازمان اجرا نمود. چرخه عارضه یابی نه تنها به کشف مشکلات واقعی سازمان کمک می کند، بلکه به شناسایی علل آنها و کمک به برنامه ریزی برای حل آنها نیز می پردازد.

عارضه یابی یا آسیب شناسی سازمانی مدلی است از منظر تئوری های پشتیبانی کننده آن یک مقوله چند تخصصی (Multi-disciplines) به شمار می رود. مبانی توسعه ای و تحولی که در بحث عارضه یابی سازمانی وجود دارند به مبحث تغییر برنامه ریزی شده (Planned Change) در توسعه سازمانی (Organization Development) یا OD باز می گردد.

توسعه سازمانی به نوبه خود ریشه در مبحث تئوری سازمان (Organization Theory) و رفتار سازمانی (Organizational Behavior) دارد. از سوی دیگر، نگرش سیستمی به سازمان، اصول و فنون مهندسی صنایع و شاخه های مختلف علم مدیریت به طور عام و روش علمی حل مسأله (Scientific Problem Solving) و فرایند تحلیل شکاف به طور خاص در تشکیل مدل عارضه یابی سازمانی بسیار تاثیرگذار بوده‌ اند.

5- مدل های عارضه یابی

1) مدل عارضه یابی تجزیه و تحلیل میدان نیرو

2) مدل عارضه یابی لویت

3) مدل عارضه یابی تجزیه و تحلیل سیستم لیکرت

4) مدل عارضه یابی تئوری سیستم های باز

5) مدل عارضه یابی شش جعبه ویزبرد

6) مدل عارضه یابی انطباقی نادلر- تاشمن

7) مدل عارضه یابی چارچوب 7S مکنزی

8) مدل عارضه یابی چارچوب فرهنگی، سیاسی و فنی تیشی

9) مدل عارضه یابی نلسون و برنز

10) مدل عارضه یابی رفتار فردی گروهی

11) مدل عارضه یابی علی برک- لیتون

12) مدل عارضه یابی هوش سازمانی

13) مدل عارضه یابی EFQM

14) مدل عارضه یابی کارت امتیازی متوازن

15) مدل عارضه یابی مالکوم بالدریچ

16) مدل عارضه یابی دمینگ

17) مدل عارضه یابی ارزیابی عملکرد سینک و تاتل

18) مدل عارضه یابی ماتریس اندازه گیری عملکرد

19) مدل عارضه یابی هرم عملکرد SMART

20) مدل عارضه یابی ارزیابی عملکرد نتایج و دلایل

21) مدل عارضه یابی طرح سام (دانشگاه صنعتی شریف)

6- روش اجرای متدولوژی عارضه‌ یابی

1-6- انجام هماهنگی‌ های اولیه بین مشاور و سازمان و بستر سازی

برگزاری جلسه توجیهی پروژه با مدیران و سرپرستان سازمان

تشریح روند اجرای پروژه
تعیین چگونگی و نحوه همکاری مشاور و سازمان
تشریح ساختار اجرایی تیم عارضه‌ یابی متشکل از افراد با تجربه و متخصص در حوزه‌ های ساختار سازمانی و منابع انسانی، سیستم ها و روشها، بازرگانی، مالی و تکنولوژی تولید

تشکیل تیم عارضه‌ یابی

آموزش اعضاء تیم عارضه‌ یابی بمدت 24 ساعت در زمینه‌ های:

تشریح متدولوژی عارضه‌ یابی سازمان نوسازی صنایع ایران
معرفی مدل عارضه‌ یابی
آشنایی با حوزه نتایج عملکرد
آشنایی با حوزه قابلیت ها توانمندیها و سرمایه های سازمان
نحوه سازماندهی تیم عارضه‌ یابی و انجام کار تیمی
نحوه ارائه راهکار و اولویت‌ بندی آنها بر اساس نتایج عارضه یابی
تبیین وظایف تیم عارضه‌ یابی
آشنایی با تکنیک ها و ابزارهای مناسب برای عارضه یابی و ارایه راه حل

2-6-جمع‌ آوری اطلاعات کلی سازمان و تشریح نحوه دستیابی به آنها

سابقه تأسیس، مالکیت و فعالیت سازمان
چارت سازمانی و وضعیت نیروی انسانی از نظر تحصیلات و سابقه
فهرست محصولات
فهرست مشتریان اصلی
رقبای اصلی

3-6- تهیه طرح عارضه یابی

4-6- گردآوری دادهای اطلاعاتی بر اساس طرح عارضه یابی

گردآوری دادهای اطلاعاتی و محاسبه شاخص ها در حوزه نتایج عملکرد مطابق چک لیست شامل:

اثربخشی
کارایی
بهره‌ وری
نوآوری
قبلیت انعطاف
کیفیت زندگی کاری
سودآوری
کیفیت
مسئولیت اجتماعی
تعیین و تبیین عارضه های سازمان

گردآوری دادهای اطلاعاتی در حوزه قابلیت ها، توانمندی ها و سرمایه های سازمان (حوزه درون سازمانی)

شامل: عناوین حوزه های 6 گانه

مأموریت، چشم انداز، اهداف بلندمدت، استراتژیها و سیاستهای سازمان
حوزه فرآیندها
حوزه ساختار سازمانی سازمان
حوزه سیستمها و روشها
حوزه فضای عملیاتی
حوزه تکنولوژی

5-6- گردآوری دادهای اطلاعاتی محیط بیرونی سازمان با تاکید بر قلمرو سازمان مطابق چک لیست

6-6- تجزیه و تحلیل و نتیجه گیری در هر یک از حوزه های 6 گانه و محیط

تعیین و تبیین سلسله مراتب مشکلات و مسائل (ریشه عارضه ها) سازمان (تا پایین ترین سطح ممکن)
تدوین ماتریس ارتباط عارضه ها و علت ها (مشکلات)
تبیین ارتباط علت ها (زنجیره ارتباط علت ها) با یکدیگر و اولویت بندی علت ها
راه حل یابی متناسب با علت های اولویت بندی شده
اولویت بندی راه حل ها

7- چک لیست عارضه‌یابی

1-7-جمع‌ آوری اطلاعات کلی سازمان

سابقه تأسیس، مالکیت و فعالیت سازمان
چارت سازمانی و وضعیت نیروی انسانی از نظر تحصیلات و سابقه
محصولات
مشتریان اصلی
رقبای اصلی

2-7- جمع‌ آوری اطلاعات در حوزه‌ های نه گانه نتایج عملکرد سازمان

1) حوزه اثربخشی

محاسبه شاخصهای اثربخشی سازمان: در حداقل سه دوره متوالی

الف- روند تحقق اهداف تولیدی

ب – روند تحقق اهداف درآمدی

ج – روند استفاده از ظرفیت تولیدی سازمان (نسبت تولید واقعی به ظرفیت سازمان یا فروش به ظرفیت سازمان)

2) حوزه کار آیی

محاسبه شاخص های ذیل در حداقل سه دوره متوالی

نسبت هزینه‌ های مواد، نیروی انسانی، انرژی و استهلاک به فروش سازمان
درصد ضایعات
نسبت توقفات به ساعات در دسترس تولید

3) حوزه بهره‌ وری

محاسبه شاخص های ذیل در حداقل سه دوره متوالی

شاخصهای بهره‌ وری کل
شاخصهای بهره‌ وری جزء شامل:
- نیروی انسانی
- سرمایه
- مواد
- انرژی

4) حوزه نوآوری

بررسی روند معرفی محصولات جدید به بازار طی سالهای گذشته
روند هزینه‌ های تحقیق و توسعه
تعداد پروژه‌ های تحقیق و توسعه محصول در سازمان
کدامیک از محصولات قدیمی که روند تقاضای آنها کاهشی بوده است، در صورت لزوم اصلاح شده است؟

5) حوزه قابلیت انعطاف

بررسی توان تولیدی سازمان طی سالهای گذشته متناسب با تقاضا
بررسی توان تولید سازمان برای تولید ترکیب متنوع و مختلف محصولات

6) کیفیت زندگی کاری

گزارش حوادث
وضعیت غیبت و تأخیرات
بررسی رضایت کارکنان در حوزه‌ های مختلف مانند: ایمنی سازمان، سیستمها و روشهای انگیزشی، شرایط کاری، حقوق و دستمزد، مشارکت پرسنل، امکانات رفاهی و …

7) حوزه کیفیت

بررسی روند ضایعات مواد و قطعات
روند درصد مواد و قطعات برگشتی
روند شکایات مشتری
انواع گواهینامه‌ ها و جوایز دریافتی

8) حوزه سود آوری و نسبت های مالی

بررسی روند درآمد هر سازمان در حداقل سه دوره
بررسی روند سودآوری سازمان در حداقل سه دوره
بررسی روند ارزش افزوده سازمان در حداقل سه دوره
محاسبه و بررسی نسبت های مالی مختلف شامل بازده فروش، بازده ارزش ویژه، بازده دارایی، سرمایه در گردش، دوره وصول مطالبات، نسبت های بدهی آنی و جاری و… در حداقل سه دوره
بررسی روند قیمت تمام شده و فروش محصولات در حداقل سه دوره

مسئولیتهای اجتماعی

بررسی اقدامات سازمان برای کاهش اثرات مخرب و منفی زیست محیطی مرتبط با فعالیتهای سازمان
بررسی اقدامات سازمان برای کاهش مصرف انرژی
بررسی اقدامات سازمان برای حمایت از فعالیتهای عام‌المنفعه
اقدامات سازمان در اخذ گواهینامه‌ های استاندارد محیط زیست

3-7- جمع‌ آوری اطلاعات در حوزه‌ قابلیت‌ ها، توانمندی‌ ها و سرمایه‌ های سازمان

مأموریت، چشم انداز، اهداف بلند مدت، استراتژی ها و سیاست های سازمان

مأموریت سازمان از دید مدیریت ارشد سازمان چیست؟
چشم انداز سازمان از دید مدیریت ارشد سازمان چیست؟
اهداف و استراتژیک بلند مدت سازمان از دید مدیریت ارشد سازمان چیست؟
اهداف کوتاه مدت سازمان از دید مدیران سازمان چیست؟
اطلاع کارکنان سازمان از مأموریت، چشم انداز و اهداف سازمان
آیا برنامه ریزی بلند مدت و عملیاتی متناسب با اهداف و استراتژیهای سازمان صورت می‌ گیرد؟

حوزه فرآیندها

بررسی فرآیندهای اصلی و فرعی سازمان
بررسی هم راستایی و هم جهتی فرآیندها با مأموریت، چشم انداز و اهداف سازمان
آیا اصلاح فرآیندهای سازمان بطور مستمر و بصورت نظام‌ مند انجام می پذیرد؟
مشخص و معلوم بودن مسئولیت فرآیندها در ساختار سازمانی

حوزه ساختار سازمانی سازمان

بررسی نمودار ساختار سازمانی سازمان با وضع موجود و انطباق آن با نیازهای سازمان
آیا حد مرز بین واحدهای مختلف روشن و منطقی است؟
آیا کارها و مسئولیتها به نحو مناسبی تقسیم‌ بندی شده است؟
روابط بین واحدهای مختلف سازمان چگونه است؟
آیا شرح وظایف و مسئولیت‌ ها به گونه‌ا ی روشن تعریف شده‌ اند؟
آیا شرح شغل‌ ها و شرایط احراز مشاغل به روز هستند؟
بررسی افراد تحت نظارت هر یک از واحدها و قسمتها
آیا حیطه نظارت برخی از مدیران و سرپرستان زیادتر از حد معمول بزرگ است؟

حوزه سیستمها و روشها

آیا کلیه سیستمهای مورد نیاز سازمان مرتبط با مأموریت، اهداف، فرآیند و مشتریان طراحی و بکار گرفته‌ شده‌اند؟
بررسی هر یک از سیستمهای موجود در سازمان با الزامات مرتبط با هر یک از آنها و به روز بودن سیستمها
بررسی مشخص بودن مسئول اجرایی هر یک از سیستمها
بررسی و روشن بودن ورودی ها و خروجی های هریک از سیستمها

حوزه فضای عملیاتی

بررسی باورها و دیدگاه‌ های مدیران سازمان نسبت به کارکنان و بالعکس
بررسی چگونگی مشارکت کارکنان در تصمیم گیری‌ های سازمان
بررسی باورها و دیدگاه‌ های مدیران و کارکنان نسبت به تغییر و تحول
بررسی چگونگی رشد و پیشرفت و ترفیع برای افراد شایسته، متخصص و پر تلاش
برگزاری مراسم و همایشها در سازمان به مناسبتهای مختلف
بررسی میزان علاقه، مسئولیت پذیری و وفاداری پرسنل
بررسی رابطه میان مدیران و سرپرستان و کارکنان

حوزه تکنولوژی

بررسی سال ساخت دستگاه‌ ها و تجهیزات و تکنولوژی مورد استفاده
بررسی و مقایسه تکنولوژی موجود با تکنولوژی روز دنیا
بررسی پاسخگویی تکنولوژی موجود به نیازهای کمّی و کیفی
بررسی میزان رقابت‌ پذیری کیفی محصولات تولیدی با محصولات رقبا
بررسی به روز بودن نرم افزارهای مورد استفاده در سازمان
بررسی به روز بودن طرح محصولات سازمان
بررسی برنامه‌ ریزی برای بکارگیری صحیح و درست تجهیزات و امکانات

بررسی محیط بیرونی سازمان

محدوده و قلمرو فعالیت سازمان
بازار هدف سازمان (داخلی و خارجی)
تامین کنندگان اصلی سازمان
مشتریان محصولات سازمان به تفکیک خریداران عمده و جزء و سهم هریک در میزان فروش سازمان
بررسی سطح رضایت مشتریان از سازمان و محصولات آن
بررسی رقبای اصلی سازمان اعم از داخلی و خارجی و جایگاه و سهم بازار آنها
بررسی تأثیرات محیطی از دیدگاه فرصتها و تهدید‌ های سازمان
بررسی آینده صنعت سازمان در بازار