توضیحات محصول

پکیج جامع روش اجرایی ممیزی داخلی مطابق با استاندارد ISO9001:2015 به همراه فرم‌های تکمیل شده گزارش ممیزی یک سازمان (12واحد سازمانی) خدماتی- بیمه

1-  هدف و دامنه­ ی شمول

هدف از تهیه و تدوین این روش اجرایی حصول اطمینان از برقراری سیستم مدیریت کیفیت، اجرای اثربخش و انطباق آن با الزامات تعیین شده می‌باشد.

کلیه فرآیندهای سیستم مدیریت کیفیت، واحدهای مؤثر بر کیفیت و خدمات مجموعه  تحت پوشش این روش قرار دارند.

2- تعاریف و اصطلاحات

  • مميزي داخلي: بررسي و بازنگري نظام يافته فعاليت‌هاي سيستم مديريت كيفيت به‌منظور حصول اطمينان از اينكه مستندات مصوب و فعاليت‌هاي مورد نظر درك گرديده، موثر بوده و اجرا مي‌شوند.
  • مميز: شخصي كه واجد شرايط بوده و به او اختيار انجام مميزي تمام (بخشي) از سيستم مديريت كيفيت داده شده است.
  • مميزي شونده: عبارت است از واحد يا فعاليتي كه مورد مميزي قرار مي‌گيرد.
  • شواهد عيني: اطلاعاتي كه صحت آنها بر اساس واقعيت‌هاي حاصله از طريق مشاهده، اندازه‌گيري، آزمون و يا طرق ديگر قابل اثبات باشد.
  • انطباق: عبارت است از برآورده شدن نيازمندي‌هاي مشخص.
  • عدم انطباق: انحراف يا فقدان يك يا چند ويژگي مرتبط با الزامات سيستم مديريت کیفیت.

3- مسؤولیت­ها و اختیارات

  • مسئوليت تدوین و بروزآوری این روش اجرایی بر عهده مدیر تضمین کیفیت مي باشد.
  • مدیر تضمین کیفیت (نماینده مدیریت): تهيه برنامه مميزي ساليانه، تهيه و تأييد برنامه تفصيلي هر مميزي، نظارت بر اجراي مميزي‌هاي داخلي، پيگيري مميزي‌ها، انتخاب تيم مميزي، انجام هماهنگي‌هاي لازم مابين تيم مميزي و مميزي شونده، برنامه‌ريزي جهت انجام مميزي‌هاي پيگيري، تأييد چك ليست‌هاي مميزي و گزارشات مميزي، تهيه گزارش تحليلي براي ارائه به مدیرکل.
  • مميزان داخلي: تهيه چك ليست مميزي هاي داخلي، انجام مميزي هاي داخلي، تهيه گزارشهاي مميزي داخلي، انجام مميزي‌هاي پيگيري.
  • مديران واحدها: آماده‌سازي واحد جهت انجام مميزي و هماهنگي با كاركنان واحد جهت حضور در زمان مميزي، انجام اقدامات لازم برمبناي گزارش‌هاي مميزي جهت رفع عدم انطباق‌هاي احتمالي.

4- روشِ کار

  • حداقل سالی یک‌بار سازمان مورد ممیزی داخلی قرار می‌گیرد.
  • مدیر تضمین کیفیت هر سال برنامه ممیزی سال بعد را طی فرم برنامه سالانه ممیزی داخلی به شماره 140F10V1 تهیه نموده و آن‌ را به اطلاع واحدها می‌رساند.
  • افراد واجد شرایط برای ممیزی‌های داخلی توسط مدیر تضمین کیفیت برای تیم ممیزی انتخاب می‌شوند.

توضیح: مميزي‌هاي از پيش تعيين نشده بـر اسـاس درخواسـت مدیر تضمین کیفیت و تصويب مدیر عامل، برنامه‌ريزي شده و به اجرا در‌مي‌آيند. لازم به ذكر است كه انجام مميزي‌هاي پيش‌بيني نشده سبب به تأخير افتادن مميزي‌هاي برنامه‌ريزي شده نخواهد شد.

  • در مميزي‌هاي برنامه‌ريزي شده تمام محدوده سيستم مديريت كيفيت مورد ارزيابي و مميزي واقع مي‌شود، اما در مميزي‌هاي پيش‌بيني نشده مميزي مي‌تواند تنها براي بخش يا بخش‌هايي از سيستم مديريت كيفيت درخواست شده و به انجام برسد.
  • در تعيين برنامه مميزي موارد زير مورد توجه و دقت قرار ميگیرد:
  • مميزي پس از تعطيلات طولاني مانند تعطیلات نوروزی برنامه‌ريزي نشود.
  • حتي الامكان مميزي‌ها در شرايط عادي كاري انجام شود.
  • نتايج مميزي‌هاي داخلي قبلي
  • نتايج مميزي‌هاي شخص ثالث
  • وضعيت فرآيندها
  • یادآوری: ممیزین باید آموزش‌های لازم ممیزی (حداقل؛ آشنایی با الزامات ISO9001، آشنایی با الزامات سیستم مدیریت کیفیت سازمان و فرآیندهای آن و یک دوره ممیزی داخلی) را گذرانده باشند و اعضای تیم ممیزی نباید واحد خود را ممیزی کنند.
  • با توجه به برنامه سالانه ممیزی داخلی، مدیر تضمین کیفیت موظف است حداقل 10 روز قبل از شروع ممیزی، برنامه تفصيلي ممیزی شامل واحدهای ممیزی شونده، زمان ممیزی، تیم ممیزی، بندهاي مورد مميزي و سایر اطلاعات لازم برای ممیزی را مطابق فرم جدول زمان‌بندی ممیزی به شماره 140F13V1 تهیه و به واحدهای ممیزی شونده ارائه کند.

تبصره: مدیر تضمین کیفیت می‌تواند با توجه به وضعیت عدم انطباق‌ها، به تناسب مورد، نسبت به برنامه‌ريزي و اجرای ممیزی (خارج از برنامه سالانه) از واحدهای مرتبط با عدم انطباق‌ها اقدام نموده و یا در صورت فراگیر بودن مشکل، كاهش فواصل ممیزی‌های داخلی و بازنگري در برنامه سالانه مميزي را درخواست نمايد.

  • تیم ممیزی با توجه به الزامات استاندارد ISO 9001 و همچنین مستندات سازمان اقدام به تهیه چک لیست ممیزی داخلي به شماره 140F11V1 می‌نمایند. (تهيه چك ليست الزامي نيست و بنا به تشخيص نماينده مديريت تهيه مي‌گردد.)

توضیح: به تشخیص نماینده مدیریت، ممیزی داخلی توسط افراد برون سازمانی انجام می‌شود که در این صورت احراز صلاحیت توسط نماینده مدیریت انجام می‌شود.

  • تیم ممیزی، مطابق برنامه ممیزی اقدام به ممیزی واحدهای تعیین شده می‌نمایند. مميزي به منظور بررسي عيني شواهد موجود با رعايت اصول و بر اساس مشاهده عملكرد قسمت‌ها، مصاحبه با كاركنان، بررسي مدارك و سوابق موجود و تكميل شواهد مربوطه انجام مي‌شود و در هر مورد مميز، شرح عدم انطباق را در فرم گزارش مميزي داخلي به شماره 140F12V1 ثبت مي‌نمايد. مسئولین واحدهای ممیزی شونده موظفند، شرایط لازم را برای اجرای ممیزی مطابق برنامه اعلام شده، فراهم نمایند.
  • گزارش مميزي با عدم انطباق ثبت شده به امضاء مميز رسيده و پس از حداكثر يك روزكاري از زمان مميزي، به نماینده مدیریت ارائه مي‌گردد تا در صـورت نياز به بررسي بيـشتر جلسه‌اي با حـضور مميز، مـدير قسمت مميزي شونده و نماینده مدیریت تشكيل و موارد عدم انطباق مورد بحث وتصميم‌گيري قرارگيرد. براي هريك ازموارد عدم انطباق تأیيدشده، نوع اقدام، با هماهنگی نماينده مديريت مشخص شده و به مدير قسمت مربوطه ابلاغ گردد.
  • هر يك از مسئولين اجرا، حداكثر پس از اتمام مهلت تعيين شده در فرم، شرح ونتيجه اقدام محوله را در فرم گزارش مميزي داخلي ثبت نموده و براي نماینده مدیریت ارسال مي‌نمايند. در صورت نياز، تمديد مهلت براي هر يك از اقدامات تعيين شده، با تأیيد نماینده مدیریت امكان‌پذير است. چنانچه پس از این مهلت نیز مغایرت رفع نشده باشد، نماینده مدیریت مشکل را به مدير عامل منعكس يا به كميته راهبری ارجاع خواهد داد تا نسبت به بررسی علل آن و تعیین اقدام لازم، بررسي‌هاي لازم صورت پذيرد.
  • پیگیری انجام موارد تعریف شده توسط نماینده مدیریت، انجام و نسبت به بسته شدن و اثربخش بودن عدم انطباق‌ها اقدامات لازم با هماهنگی مسئول واحد مرتبط انجام می‌شود.

5-   شناسنامه فرآیند

عنوان فرآیند: ممیزی داخلینوع فرآیند: مديريتي þ         اصلي£      پشتیبانی £
واحد مربوطه: تضمین کیفیتصاحب فرآیند: مسئول تضمین کیفیت (رابط کیفیت)
ذی‌نفعان: کارکنان اداره، صاحبان فرآیندنیازها و انتظارات ذی‌نفعان:

1)     اجرای دقیق ممیزی

2)     انجام به موقع

3)      پیگیری گزارشات عدم انطباق

5-1- ورودی های فرآیند

فرآیند / واحد قبلی،ذینفعشرح فعالیتورودیمستندات
داخل پکیج

5-2- خروجی های فرآیند

فرآیند / واحد بعدی،ذینفعشرح فعالیتخروجیمستندات
داخل پکیج

5-3- منابع فرایند

شرح فعالیتتجهیزات و زیر ساختمنابع انسانیروش
داخل پکیج

5-4- شاخص  پایش و اندازه گیری فرآیند

عنوان  شاخصواحد فرمولمسئول مربوطهدورهحد مطلوبمستندات
داخل پکیج

 

6-سوابق

فعالیتشرح سابقهمدت نگهداریمحل نگهدارینحوه نگهداریمسئول بایگانیبایگانی راکد
داخل پکیج

7- منابع و پیوست­ها

منابع و مراجعپیوست­ها و ضمایم
عنوانکدعنوانکد
برنامه سالانه ممیزی داخلی140F10V1
چک لیست ممیزی داخلی140F11V1
گزارش ممیزی داخلی140F12V1
جدول زمان‌بندی ممیزی داخلی140F13V1

نمونه گزارش ممیزی: (دانلود فایل پی‌دی‌اف)

قسمت مورد مميزي:  مدیریتتاريخ مميزي:       04/4/99شماره دوره مميزي: یک
شرحمدرک مربوطه/ بند استاندارد
1)       پویش محیطی به صورت برنامه استراتژیک تهیه و تدوین شده است ولی برنامه اجرایی برای فعالیت های پیش بینی شده وجود ندارد.

2)       ماتریس SWOT به شماره 100F05V1 کار شده و در دسترس بود.

3)       خط مشی کیفی تدوین شده و از طریق پیام‌های سیستمی، بولتن، بنر و طی جلسات حضوری به پرسنل ابلاغ شده است.

4)       شرح وظایف و حیطه اختیارات مدیران و مسئولان واحدها  ابلاغ شده است.

5)       برنامه عملیاتی سازمان به شماره 100F01V1 در حال تکمیل است.

6)       با اینکه اقداماتی در رابطه با بهبود مداوم انجام گرفته است ولی مستند نشده است و در کليه واحدها سوابق کافي ارايه نشد. (بصورت پروژه تعریف نشده است.)

7)       اندازه گیری فرآیندها در فرمت ارزیابی عملکرد تدوین میشود ولی نسبت به تجزیه تحلیل آنها روش مشخصی ندارند.

8)       تحلیل رضایت مشتریان در دسترس نبود

9)       کنترل خدمات نامنطبق براساس روش اجرایی انجام می گیرد.

10)    سوابق اقدام اصلاحی مربوط به خدمات مشاهده نشد.

11)    روش های اجرایی مدیریت ریسک، تغییر و دانش و فرم های مورد نیاز تهیه و تدوین شده است.

12)    سوابق مدیریت ریسک، تغییر و دانش در کلیه موارد به صورت ناقص بوده و نیاز به کار بیشتر و تکمیل مستندات سابق می‌باشد.

راهبری 5

( 5-1، 5-2، 5-3،)

مديريت منابع 6

( 6-1، 6-2، 6-3، 6-4 )

بازنگری مدیریتی 9-3

عدم انطباق و اقدام اصلاحی 10-2

بهبود مداوم 10-3

نام و امضاء مميز:

بعد از ممیزی تکمیل شود

بعد از انجام اقدامات تکمیل شود

ردیف/ ردیف‌های عدم انطباق

علل عدم انطباقاقدامات اصلاحی/ اصلاحات/ طرح‌های اجراییمهلت انجاممسئول انجامتاریخ ممیزی پیگیریتاریخ انجام

اقدام موثر

اقدام غیر موثر
5عدم تکمیل فرم های برنامه عملیاتی واحد ساخدتهیه برنامه اجرایی برای اهداف پیش بینی شده در سازمان20/4/99مدیریت££
5نبود مکانیزم بودجه بندی اجرای برنامه های عملیاتی–    تعریف مکانیزم بودجه بندی و تدوین آیین نامه مرتبط££
6بر اساس بند 10-3، سوابق بهبود مستمر مستند سازیتدوین اقدامات بهبود بصورت پروژه££
7بر اساس بند 9-3-1 استاندارد، سوابق تجزیه و تحلیل داده‌ها مشاده نشدتجزیه تحلیل داده ها با استفاده از روش های آماری££
10بر اساس بند 10-2 استاندارد، سوابق اقدامات اصلاحی مشاهده نشدانجام اقدام اصلاحی در صورت نیاز و نگهداری سوابق آن££
12بر اساس بند 8-5-6 و 7-1-6، سوابق کامل مشاهده نگردید.ایجاد سوابق در کلیه واحدها بر اساس روشهای  اجرایی مذکور££
نماینده مدیریت:
شرح اقدامات انجام شده : (توسط مسئول انجام تکمیل شود.)

 

 

 

 

امضاء مدير قسمت مميزي شونده/ مدیر تضمین کیفیت/ تاريخ:

ملاحظات مدیر تضمین کیفیت:

 

امضاء و تاريخ مدیر تضمین کیفیت:

 

اضافه‌کردن به سبدخرید
اضافه‌کردن به سبدخرید
0/5 (0 Reviews)

دیدگاه‌ها

    شما باید برای گذاشتن بازبینی وارد شوید

    نظری بدهید

    نشانی ایمیل شما منتشر نخواهد شد. بخش‌های موردنیاز علامت‌گذاری شده‌اند *